Objetivo:
Dar aprobación al Programa de Gestión Documental para la vigencia 2025, donde su objetivo es crear e identificar procedimientos que faciliten la planificación documental apoyada principalmente en las normas y lineamientos que regulan la función archivística.
Consideraciones del Acta
- Que es función del Curador Urbano, garantizar el cumplimiento de las normas en relación a la Gestión documental y Archivística para el buen desarrollo de los proceso de recepción, producción, ordenación, organización, foliación y transferencia documentales, conservación , digitalización.
- Que es responsable de la transparencia de la conformación de los expedientes de las licencias en sus diferentes modalidades y actos de aprobación, negación, desistimiento y demás actos.
- Que según lo dispuesto en la herramienta archivística TRD (tablas de Retención Documental), aprobadas para los procedimientos documentales mediante Acuerdo 001 de febrero del 2023 por el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, se debe dar cumplimiento a lo dispuesto en los procedimientos planteados en estas.
- Que es de cumplimiento acatar lo dispuesto en relación al uso de ventanillas de radicación, manejo de consecutivos de producción documental , ordenación, organización de documentos, foliación y transferencias documentales a la entidad de custodia y preservación definitiva.
- Que sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley 594 del 2000, el Acuerdo 001 del 2024, se deben llevar inventarios documentales para verificación de la existencia del proceso documental y desarrollo de los procedimientos archivísticos; así mismo para el momento del empalme como Curador.